Ordnung in der Pfandverbuchung dank JERA FIBU-Schnittstelle
Zahlreiche Produkte werden heute in Pfandgebinden verkauft. Neben Getränken, wie wir sie aus Supermarkt und Co. in PET- und Glasflaschen kennen, betrifft das zum Beispiel auch Artikel wie Gas. Dieses wird in Flaschen oder Kartuschen verkauft, die einem Pfand unterliegen und nach dem Leeren des Gebindes wieder zurück an den Händler gehen. Was auf der einen Seite Ressourceneinsparung und Umweltschutz bedeutet, da die Gebinde mehrfach verwendet werden können und außerdem fachgerecht entsorgt werden, sorgt auf der Händlerseite für Herausforderungen in der Verbuchung des Pfandes. Was bei der Pfandverbuchung beachtet werden muss und wie Händler – ob online oder stationär – diese einfacher gestalten können, erklären wir in diesem Blogbeitrag.
Mit jedem Produkt, das in einem Pfandgebinde verkauft wird, müssen Kundinnen und Kunden ein zusätzliches Pfand zahlen und Händler dieses separat verbuchen. Denn bei der Rückgabe des Pfandbehälters wird der Pfandbetrag wieder zurückgezahlt und in der Buchhaltung ausgebucht. Das Pfand kann dementsprechend nicht wie der Kaufpreis des Produkts an sich als Ertrag gebucht werden. Eine korrekte Verbuchung ist nicht nur essenziell, um nach der Rückzahlung in der Buchhaltung keine Fehler vorliegen zu haben, sondern auch, um stets einen Überblick über offene Pfandverbindlichkeiten zu haben und rechtliche Vorgaben einzuhalten. Vor allem sind die Pfandverbuchungen aber auch für die Steuer relevant. Denn sie sind anders als die Erträge des Händlers in den meisten Fällen umsatzsteuerfrei.
Korrekte Pfandverbuchungen durch separate Konten
Damit nach der Rückzahlung des Pfands keine falschen Bilanzen entstehen, muss dieses korrekt verbucht werden – sowohl bei der Einzahlung als auch bei der Rückerstattung. Dazu werden spezifische Konten für Pfandverbindlichkeiten (Konto SKR03 #3830 / SKR04 #5820) und Pfanderlöse (Konto SKR03 #8540 / SKR04 #4520) verwendet. Auf ersteren wird der vom Kunden bezahlte Pfandbetrag als Verbindlichkeit erfasst und bis zur Rückzahlung „gelagert”. So kann auch direkt eingesehen werden, welche Pfandbeträge noch zur Rückzahlung ausstehen, und diese werden nicht etwa fälschlicherweise als Erträge betrachtet. Aus selbigem Konto kann das Pfand wieder ausgebucht werden, wenn es an den Kunden zurückgezahlt wird. Falls ein Kunde oder eine Kundin das Pfand nicht eingelöst und das Gebinde nicht wieder beim Händler zurückgegeben hat, kann der Betrag in den Ertrag eingebucht werden. Dann allerdings gehört er zum Gesamterlös des Unternehmens und ist daher umsatzsteuerpflichtig. Um keine Fehler zu machen, ist das genaue Vorgehen bei solchen Buchungen in jedem Fall mit dem Steuerberater abzustimmen.
Unübersichtliche Pfandbuchhaltung kann fehlerhafte Steuerberechnung zur Folge haben
Die unterschiedliche Kontierung der Einzahlungen stellt Händler vor Herausforderungen. Denn nicht nur die Pfandverbindlichkeiten müssen den Einkäufen zugeordnet sein und auf der Rechnung korrekt angegeben werden – das bedeutet ohne Umsatzsteuer. Kundinnen und Kunden zahlen lediglich die Mehrwertsteuer für den Inhalt, was auf der Rechnung transparent einzusehen sein muss. Auch die Rückzahlung des Pfands muss dem richtigen Kunden zugeordnet werden. Bei manueller Zuteilung kann es hier schnell zu doppelten Buchungen kommen oder zu falscher Steuerberechnung bei fehlerhafter Kontierung. Im Online-Handel wartet neben der eigentlichen Kontierung noch eine weitere Herausforderung auf Verkäufer und Verkäuferinnen: Aufgrund des flexiblen und variierenden Online-Zahlungsverkehrs wird die Zuordnung von Zahlungen und Rückzahlungen noch einmal schwieriger.
Unkomplizierte Pfandverbuchungen mit der JERA FIBU-Schnittstelle
Händler, die Produkte in pfandpflichtigen Gebinden verkaufen, müssen nicht nur das Produkt selbst berechnen, welches der USt unterliegt, sondern zusätzlich einen zweiten Erlös, der nicht der Umsatzsteuer unterliegt. Um bei der Kontierung des Pfands keine Fehler zu machen und so auch steuerrechtlich auf der sicheren Seite zu sein, stellt JERA Händlern eine passende FIBU-Schnittstelle zur Seite: Das Add-on Lieferschwelle, OSS, Erlöskonten kann auf Basis der Artikelnummer die steuerfreien Umsätze durch Pfand auf ein separates, dafür vorgesehenes Erlöskonto verbuchen. Dazu wird ebenso auf der Erlösseite ein Beleg benötigt, wie eine Rechnung oder eine Gutschrift. Auf Basis dessen kann die Schnittstelle auch die erstellte Gutschrift bei Rückgabe des Pfandbehälters der dazugehörigen Rückzahlung zuordnen. So kann der Händler dem Kunden oder der Kundin den Pfandbetrag über den ursprünglichen Zahlungsweg zurückerstatten. Kauft der Kunde erneut eine befüllte Gasflasche, beginnt dieser Prozess von vorne.
