JTL 2 DATEV – Wie professionelle Schnittstellen das Leben mit der Buchhaltung erleichtern
Ledershop24.de: Sicherheit, Effizienz und Wachstum mit den richtigen Software-Partnern
Als sich Christoph Göttel vor 10 Jahren mit seinem Ledershop24, einem Onlineshop
für Lederwaren selbständig machte, begann der Einstieg in den E-Commerce wie bei
vielen Online-Händlern: Ein erfolgversprechendes Produktsortiment war gefunden
und verkauft wurde über eBay. Nach ersten Gehversuchen mit rund 50-80 Artikeln
wie Geldbörsen, Taschen und Accessoires und ein, zwei Bestellungen pro Tag,
kristallisierten sich gut gehende Artikel heraus, das Sortiment wurde weiterentwickelt
und die Nachfrage stieg an. Es folgten der eigene Onlineshop und der Verkauf über
Amazon. Nach fünf Jahren lag das Volumen bei rund 1000 Bestellungen pro Monat bei
etwa 500 verschiedenen Artikeln im Shop. Christoph Göttel erinnert sich: „Gerade
am Anfang einer Selbständigkeit scheut man doch die Ausgaben und will erst einmal
testen, wie sich die Geschäftsidee entwickelt. Vieles wird manuell gemacht, so
habe auch ich zu diesem Zeitpunkt noch die gesamte Auftragsabwicklung und Buchhaltung
mit Excel- und Wordvorlagen von Hand gemacht. Eine Vollzeitkraft war damit beschäftigt.
Das war nicht mehr effizient, unübersichtlich und ließ kaum Raum, mich auf weiteres
Wachstum zu konzentrieren. Eine Softwarelösung musste her.“
Der große Schub: Rationalisierung und Internationalisierung mit JTL-Wawi
Mit der Einführung von JTL-Wawi im Jahr 2012 nahm der Ledershop dann richtig Fahrt
auf. Heute betreibt der Unternehmer einen florierenden Multichannel-Versandhandel
mit rund 60.000 Bestellungen pro Jahr. Im Angebot befinden sich etwa 1000 Artikel,
die über den eigenen Onlineshop, eBay und Amazon verkauft werden. JTL-Wawi ermöglichte
nicht nur das enorme Wachstum und die Internationalisierung – was für den Unternehmer
mit entscheidend war, war die Verlässlichkeit und Sicherheit in Sachen
Finanzbuchhaltung, die JTL mit sich bringt. „Vielen Händlern ist nicht bewusst, wie
wichtig das Thema Steuern ist. Böses Erwachen kommt dann bei Betriebsprüfungen mit
Nachzahlungen, die mitunter eine ganze Existenz gefährden können. Bei 60.000
Geschäftsvorfällen pro Jahr möchte ich sichergehen, dass alles ordnungsgemäß
erfasst ist und geordnet an den Steuerberater übergeben werden kann. Das ermöglicht
JTL perfekt und das mit einem hohen Automatisierungsgrad, durch den sich mein
Buchhaltungsaufwand von einer Vollzeitkraft auf eine 450 €-Kraft reduzieren ließ“,
sagt Göttel.
Neue Herausforderungen: Wachsende Steuerberater-Kosten und EU-Lieferschwellen
60.000 Warenbestellungen, das bedeutet auch einen entsprechenden Aufwand beim
Steuerberater. Zwar ermöglicht JTL einen korrekten und DATEV-kompatiblen
Datenexport, dennoch heißt es für eine GoB-konforme Buchhaltung die Zerlegung
der Gesamtdatei in 60.000 nachvollziehbare Einzelbuchungen sowie Zuordnung von
60.000 Zahlungseingängen – und das über drei Zahlungssysteme, die zur
Identifizierung des Zahlungspflichtigen teils nur eine Transaktions-ID enthalten.
„Mit steigendem Bestellvolumen wuchs auch der Aufwand bei meinem Steuerberater.
Mit monatlich 1.000 bis 2.000 € hatte ich unterschätzt, was das Wachstum auf
dieser Seite verursacht“, erläutert Göttel die neue Not.
Mit dem Verkauf über die Amazon-EU-Marktplätze sah sich der Unternehmer zusehends
mit einer weiteren Herausforderung konfrontiert: der komplexen Umsatzsteuer-Thematik
im grenzüberschreitenden Online-Handel. Hierzu Christoph Göttel: „Meine größte Sorge
ist, hier nicht zu jedem Zeitpunkt alles genau im Blick zu haben und mit
Überschreitung der Lieferschwellen sofort im Ausland steuerpflichtig zu werden,
ohne es auf dem Radar zu haben. Ich möchte nachts ruhig schlafen können, ohne
Sorge um steuerstrafrechtliche Konsequenzen.“
Die Lösung für beide Probleme fand Göttel 2016 in der FiBu-Schnittstelle
„JTL 2 DATEV“ des JTL-Technologiepartners JERA GmbH.
Die Lösung: JTL 2 DATEV – Effizienz und Sicherheit mit der perfekten FiBu-Schnittstelle
Die Schnittstelle JTL 2 DATEV verbindet JTL mit der Welt der Buchhaltung. Eine
Hauptfunktion ist die automatisierte Erstellung fertiger Buchungssätze für die Erlöse.
Für Christoph Göttel heißt dies am Monatsende das Einlesen der Kontoauszüge von Amazon
und PayPal. Alles andere erledigt die Schnittstelle. Sie übersetzt Informationen wie
die Transaktions-ID in Daten, die die Buchhaltung benötigt, ordnet diese den Kunden-
und Rechnungsnummern aus der Wawi zu und erstellt fertige Buchungssätze. „Wenn ich
heute den Monatsabschluss mache benötige ich dafür maximal 2 Stunden. Mein Steuerberater
erhält fix und fertige Buchungsstapel im DATEV-Format die er nur noch über die
Stapelverarbeitung einlesen muss. Und bei meinem Belegvolumen konnte ich den
Steuerberateraufwand wieder auf rund 400 € im Monat senken“, freut sich Christoph Göttel.
Auch die Umsatzsteuerproblematik bei Verkäufen ins Ausland gehört mit JTL 2 DATEV der
Vergangenheit an. Durch die Buchung der Schwellenwertumsätze auf separate Erlöskonten
kann jederzeit ein aktueller Stand abgerufen und eine korrekte Besteuerung sichergestellt
werden. „Jetzt kann ich zu jeder Tageszeit auf den Cent genau sehen, welche Umsätze
bereits aufgelaufen sind und entsprechend handeln. Ein Ampelsystem gibt mir zusätzlich
Warnung, wenn ich mich bestimmten Werten nähere“, berichtet der Unternehmer.
Einfache Bedienung, zusätzliche Auswertungen und erstklassiger Support
„Meine Daten an eine Software abzugeben, das war schon Thema für mich. Wichtig war mir
ein professioneller und vertrauenswürdiger Anbieter, den ich in JERA absolut gefunden
habe. Bei JERA ist man nicht irgendeine Nummer in einem Ticketing-System. Jederzeit
war ein Mitarbeiter erreichbar, um meine Fragen zu beantworten und mir bei der
Einrichtung und Erstellung der ersten Buchhaltungsdateien zu helfen. Die Software
ist wirklich einfach zu bedienen und bringt große Entlastung. Auch der Software
Update Service ist sein Geld Wert, so wurden seit ich die Schnittstelle nutze
bereits etwa 40 bis 50 Updates gefahren. Sämtliche Veränderungen bei JTL, Amazon
und PayPal werden unverzüglich und gewissenhaft eingepflegt. Das haben die Experten
von JERA hervorragend im Blick. Das würde man als Unternehmer gar nicht immer alles
mitbekommen“, zieht Christoph Göttel Bilanz und fährt fort: Diese Investition hat
sich nicht nur finanziell in kürzester Zeit bezahlt gemacht, sie liefert mir auch
wertvolle Informationen für meine Vertriebssteuerung. So habe ich endlich wieder
Zeit, mich auf das Wesentliche zu konzentrieren: Den weiteren Geschäftsausbau, der
mit einem völlig neuen Onlineshop, der in Kürze live geht, bereits konkret Gestalt
angenommen hat.“
JTL 2 DATEV – Die FiBu-Schnittstelle des JTL-Technologiepartners JERA GmbH
Die im badischen Vörstetten ansässigen Spezialisten für Standard-Schnittstellen für
den Onlinehandel sind marktführend auf dem Gebiet von FiBu-Schnittstellen und
offizieller JTL-Technologiepartner. JERA-Geschäftsführer Johannes Seidel: „Wir
freuen uns, dass wir Onlinehändlern einen großen Nutzen bieten können. Solche
Erfolgsgeschichten bestärken uns, das wichtige Thema Buchhaltung und Kostenrechnung
im E-Commerce mit dem Ausbau professioneller Schnittstellen weiter voranzubringen.“