Wenn Arbeiten doppelt erledigt werden, haben Sie die besten Möglichkeiten hohe Einsparungen in Zeit und Geld zu erreichen.
Im Online-Handel wird der Zahlungseingang meist doppelt gebucht: Die erste Buchung findet im Versand statt. Sobald die Zahlung auf Ihrem Bankkonto eingegangen ist, markieren Sie die Sendung in JTL als bezahlt, damit diese schnellstmöglich zu Ihrem Kunden versand werden kann. Optimal ist, wenn Sie das Modul Zahlungsausgleich von JTL nutzen. Dabei werden die Zahlungen direkt eingelesen und weitestgehend automatisch zugeordnet. Sie müssen nur die noch offenen Zahlunseingänge manuell zuordnen, um den Versand auszulösen.
Die zweite Buchung findet später in der Finanzbuchhaltung statt, wenn im Steuerbüro der Bankkontoauszug gebucht werden soll. Dabei treten oft zusätzliche Probleme auf: Ihr Steuerberater hat keinen Zugang zur JTL WAWI und kann nicht nach den Aufträgen suchen. Eine Zuordnung von Vorauskassen fällt aber schwer, da Ihre Kunden die WEB-SHOP Bestellnummer bei der Zahlung angeben und diese nicht in der DATEV Buchhaltung hinterlegt wird.
An dieser Stelle kann das ADD ON MT940 Ihre Arbeit deutlich erleichtern. Exportieren Sie eine MT940 Datei aus Ihrem Bank-Programm oder dem Online Banking.
TIPP: Wenn Sie keinen Zugriff auf die MT940 Daten haben, beispielsweise als Commerzbank-Kunde, können Sie mit dem Tool Banking 4W die Bankdaten sehr einfach abrufen und dann als MT940 Datei ausgeben.
Die MT940 Daten werden in die Schnittstelle eingelesen. Dabei gleicht die Schnittstelle die Zahlungsdaten in der JTL Datenbank ab und erstellt eine Tabelle in der die Kundennummer und die Rechnungsnummer aus JTL ausgegeben wird. Diese Tabelle kann dann als DATEV Format gespeichert werden. Ihr Steuerberater kann nun die von Ihnen bereits zugeordneten Zahlungsdaten ohne weiteres Suchen direkt über die Stapelverarbeitung in DATEV einlesen und verbuchen.
Dabei können weitrere Funktionen wie ein Regelassistent für die automatisierte Zuordnung von Buchungen genutzt werden. Einzelbuchungen sind ebenfalls möglich, so dass der komplette Kontoauszug gebucht an den Steuerberater übergeben werden kann.
Hinweis: Wir empfehlen für diese Arbeitsweise eine Trennung der Bankkonten für Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge. Damit bereiten Sie die Zahlungseingänge für Ihren Steuerberater auf und nehmen ihm die Tätigkeiten ab, die besser in Ihrem Unternehmen erledigt werden. Die Verbuchung von komplizierten Fällen wie Zahlung der Lieferanten, Löhne, Steuern, Anlagen, usw. verbleibt aber im Steuerbüro.
