Bis November 2022 haben unsere FIBU-Schnittstellen Ihre Buchungsdaten im DATEV-Format oder per DATEV Unternehmen online an Ihren Steuerberater übertragen. Die gute Nachricht zu Beginn: Das bleibt alles wie es ist. Die besser Nachricht als zweites. Jetzt können unsere FIBU-Schnittstelle Ihre Buchungsdaten auch per DATEV Buchungsdatenservice direkt an das DATEV Rechenzentrum für Ihren Steuerberater übertragen.
Mit dem DATEV Buchungsdatenservice können Buchungsdaten, Stammdaten und die zugehörigen Belegbilder komfortabel mit der FIBU-Schnittstelle an DATEV übertragen werden. Grundlage für die Übertragung der Buchungen ist das bisher verwendete DATEV-Format. Hier werden alle bisher verwendeten Buchungsinformationen, inklusive der für die Amazon PAN EU Lieferungen notwendigen Informationen für die korrekte OSS Verbuchung sauber strukturiert übertragen. Bei Bedarf werden auch die Belegbilder zusätzlich in Belege online (Bestandteil von DATEV Unternehmen online) abgelegt und sind automatisch mit dem Buchungssatz verknüpft. Die Belegbilder können dann im DATEV Rechnungswesen Ihres Steuerberaters auch geöffnet werden.
Hinweis: Wenn Belegbilder an DATEV übertragen werden prüfen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater ob das für Ihren Anwendungsfall sinnvoll ist und die Kosten in einem vernünftigen Verhältnis zu Ihren Anforderungen stehen. Konkret ist zu prüfen ob Belegbilder übertragen werden müssen, wenn Sie ein lokales Archiv führen?
Folgende Buchungs- und Stammdaten können übergeben werden
- Erlösbuchungen mit Debitoren (Kontenbeschriftungen) und Belegbild
- Zahlungsabgleiche für alle gängigen Marktplätze als EXTF Buchungsstapel
- Zahlungsabgleiche für alle gängigen Payment-Services als EXTF Buchungsstapel
Die Authentifizierung für den DATEV Buchungsdatenservice erfolgt mit Ihrer bestehenden Smart Card oder dem Smart Login. Voraussetzung für die Nutzung des Buchungsdatenservice ist die Aktivierung des Buchungsdatenservice durch Ihren Steuerberater. Hier im Beispiel wurde auch der Rechnungsdatenservice aktiviert, das ist für die Nutzung mit unserer Fibu-Schnittstelle nicht norwendig!
Das Handling in unserer FIBU-Schnittstelle hat sich nicht geändert. Die Buchungsstapel werden erzeugt und gemäß den Einstellungen kontiert. Statt der Ausgabe im DATEV-Format erzeugen Sie nun eine direkte Übergabe der Daten an das DATEV Rechenzentrum. Hierbei werden wir schon beschrieben und wenn die Einstellungen und das Vorsystem es ermöglichen auch Belegbilder mit übertragen.
Wichtig: Für die Authentifizierung und Übertragung der Daten kann nur mit den Browsern EDGE und Chrome gearbeitet werden. Einer dieser Browser muss als Standard-Browser in Windows hinterlegt sein!
Die Übertragungen werden natürlich protokolliert, so dass Sie im Fall einer fehlerhaften Übertragung auch alle Schritte der FIBU-Schnittstelle nachvollziehen können. Im Rahmen unserer Partner-Vereinbarung als DATEV-Marktplatz Schnittstellen Partner mit der DATEV wurde die Übergabe an den DATEV Buchungsdatenservice technisch geprüft und abgenommen.
Ihr Steuerberater kann nun die Daten aus dem DATEV Rechenzentrum abrufen und die Buchungsstapel einlesen. Dazu wird im Menü "Mandant ergänzen" von Kanzlei-Rechnungswesen der Buchungsstapel importiert. Wichtig ist hier im Unterschied zum Import der Daten aus DATEV Unternehmen online, das der Haken bei Daten aus dem Rechenzentrum abholen gesetzt ist.
Hinweis: Werden Belegbilder übertragen, werden diese zwar technisch in DATEV Unternehmen online abgelegt, sind dort aber nicht sichtbar. Die Übertragung der Belegbilder kann nur im Buchungsstapel kontrolliert werden!
Die Buchungsstapel werden nach dem Import (Mandant ergänzen) in der Stapelverarbeitung von DATEV-Rechnungswesen angezeigt und können hier weiter verarbeitet werden. Dabei legen Sie einen neuen Buchungsstapel an oder fügen die Daten einem bestehenden Buchungsstapel an. Alle Buchungsstapel, die von unserer FIBU-Schnittstelle erzeugt werden, erhalten das Festschreibungskennzeichen so gesetzt, das die Buchungsstapel im Nachgang gearbeitet oder komplett gelöscht werden können. Eine erneute Übertragung der Daten kann dann jederzeit wieder statt finden.
Im Menü "Belege buchen" kann dann der eingelesene Buchungsstapel mit allen notwendigen Informationen geöffnet und bei Bedarf weiter verarbeitet werden. Die Spalte BL zeigt an, ob zu der jeweiligen Buchung auch ein Dokument übertragen wurde. Dieses kann dann auch an dieser Stelle durch einen Doppelklick geöffnet werden.
Die Übergabe der Daten aus der FIBU-Schnittstelle erfolgt hier immer mit der Buchungslogik, die in der FIBU-Schnittstelle hinterlegt wurde. Diese Konfiguration muss so wie bisher auch in Abstimmung mit Ihrem Steuerberater erfolgen.
Vorteile des DATEV Buchungsdatenservice
- Kein manueller Mail-Versand der Buchungsstapel
- Keine Abstimmung notwendig wer die Daten bein Steuerberater verarbeitet
- Zeitersparnis beim Steuerberater durch Entfallen des manuellen Einspielens der Daten
- Übertragen der Belegbilder möglich
